เอกสารที่ใช้สำหรับทำธุรกิจที่คนทำ Shipping นำเข้าส่งออก ที่ควรรู้

เอกสารที่ใช้สำหรับทำธุรกิจที่คนทำ Shipping นำเข้าส่งออก ที่ควรรู้ การนำเข้าและส่งออกสินค้านั้นจำเป็นจะต้องมีเอกสารต่างๆ สำหรับการดำเนินการในหลายๆ ภาคส่วน ไม่ว่าจะเป็น ตม. ท่าเรือ กรมศุลกากร และอื่นๆ สำหรับผู้ที่ทำธุรกิจนำเข้าส่งออก(Shipping)รายใหม่อาจจะเกิดข้อส่งสัยสับสน อย่างแน่นอนในช่วงแรกๆ ที่เริ่มทำธุรกิจใหม่ๆ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเรียนรู้เพื่อให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดในการนำเข้าและส่งออก ทาง THL Thaitransport Co., ltd. (บริการนำเข้าสินค้าจากประเทศจีน ส่งออกสินค้าไปยังประเทศจีน) จึงอยากให้คำแนะนำเอกสารต่างๆ ว่าคืออะไร มีหน้าที่ทำอะไร เพื่อที่จะสามารถจัดการและดำเนินเรื่อง Shipping ได้ง่ายขึ้น

1. Purchasing Order (PO ) หรือใบสั่งซื้อสินค้า : ใบนี้คือใบที่ผู้นำเข้า (ผู้ซื้อสินค้า) จะส่งให้ผู้ส่งออก (ผู้ขาย) เพื่อเปิดออเดอร์สำหรับการสั่งซื้อ ปัจจุบันใบนี้จะลดบทบาทลงและกลายเป็นการเขียนอีเมลหรือเขียนใบ Inquiry ไปที่ผู้ขาย ซึ่งสามารถส่ง PI มาให้ได้เลย จะเห็นได้มากจากประเทศจีนโดยเฉพาะเว็บซื้อสินค้าดังๆ อย่าง Alibaba, dhgate.com คนทำ Shipping จะสะดวกขึ้นมาก 2. Proforma Invoice ( PI ) : ใบนี้ได้กล่าวแล้วในข้อดังกล่าวว่าสามารถส่งใบ PI แทนที่ใบ PO ได้เลย ซึ่งใบ PI นี้จริงๆ คือใบเรียกเก็บเงิน ทำหน้าที่บอกราคาสินค้าโดยผู้ส่งออกจะออกใบนี้ให้กับผู้นำเข้า 3. Packing List ( PL ) รายการบรรจุสินค้า : เป็นเอกสารสำหรับแจ้งว่าสินค้าใด ถูกบรรจุหรือ Packing มาแบบใด อยู่กล่องใด โดยใบนี้จะออกโดยผู้ส่งออก ฉะนั้นเหล่าบรรดา Shipping ควรต้องเก็บเอกสารนี้ไว้ให้ดี เพราะหากหายจะระบุสินค้าได้ยากมากจนเกิดความยุ่งยากและเสียเวลา 4. Commercial invoice ( CI ) : ใบนี้เป็นเอกสารสำคัญมากๆ ที่บริษัท Shipping ทั้งหลายต้องเข้าใจและเรียนรู้ เพราะใบนี้เป็นเอกสารที่ผู้ส่งออกจะต้องออกใบนี้ให้กับผู้นำเข้า ใช้สำหรับแนบไปกับเอกสารอื่นเพื่อออกของกับกรมศุลกากร เสริมอีกนิดว่าในทางปฏิบัติเราอาจเจอปัญหาต่างๆ กับกรมศุลกากรได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องภาษี เรื่องการนำเข้า ฉะนั้นคนทำ Shipping ต้องเตรียมตัวให้พร้อมและหากเป็นไปได้ควรมีคนในบริษัทที่พร้อมเคลียร์หากมีปัญหา 5. Bill of lading ( B/L ) ใบตราส่งสินค้าทางเรือ : ใบนี้เป็นอีกใบที่สำคัญมากๆ สำหรับคนทำ Shipping นั่นคือใบที่ผู้ส่งออกต้องให้ข้อมูลกับทางผู้ให้บริการขนส่ง (บริษัทขนส่ง) เพื่อออกเอกสารนี้ ส่วนผู้นำเข้าจะต้องใช้และผู้นำเข้าเองต้องตรวจแบบร่างก่อนที่จะออกตัวจริงเพื่อป้องกันความผิดพลาด 6. Airway Bill ( AWB ) ใบตรางส่งทางอากาศ : คล้ายๆ กับใบตราส่งสินค้าทางเรือ เพียงแต่มีข้อมูลต่ากันบางส่วนเพราะขนส่งต่างกัน 7. Delivery order (D/O) ใบปล่อยสินค้า : ใบนี้ผู้นำเข้าจำเป็นต้องใช้สำหรับนำไปปล่อยตู้สินค้าที่ท่าเรือหรือท่าอากาศยาย โดยผู้ที่จะออกใบนี้ให้คือผู้ให้บริารขนส่งระหว่างประเทศ ดังนั้นใบนี้ก็สำคัญมากเช่นกัน ผู้ที่ทำธุรกิจ Shipping จำเป็นต้องดูรายละเอียดให้ดี 8. Export / Import entry ใบขนสินค้าขาออก / ขาเข้า : ใบนี้เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้าทั้งชนิด ราคา จำนวนให้กับกรมศุลกากรทราบ โดยนำไปคิดภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออกของเราได้ โดยดำเนินการโดย Shipping 9. Marine/Air Insurance ประกันภัยขนส่งสินค้า : ใบนี้สำคัญอย่างมากเช่นกัน โดยแนะนำว่าบริษัท Shipping ทุกเจ้าควรจะมีระบบประกันภายสินค้า โดยปกติประกันจะลดความเสียหายที่จะช่วยลดความเสี่ยงจากการขนส่ง ซึ่งค่าป้องกันสูงสุดมักอยู่ที่ 90% ของมูลค่าสินค้า 10. CO, Certificate of Origin เอกสารยืนยันถิ่นกำเนิด : เป็นใบที่แสดงว่า สินค้าผลิตจากที่ไหน วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด เข้ากับข้อกำหนดการยกเว้นหรือลดภาษีหรือไม่ ปัจจุบันทุกประเทศมีสิทธิพิเศษทางภาษีแบบที่ต้องใช้ใบยืนยันถิ่นกำเนิดกันหมดแล้ว ผู้ส่งออกและผู้นำเข้า รวมถึงบริษัท Shipping ต้องศึกษามากๆ เพราะสามารถลดต้นทุนนำเข้าและส่งออกได้เป็นจำนวนมากเลยทีเดียว

และนี่คือเอกสารทั้งหมดที่คนทำธุรกิจ Shipping เหล่าบรรดาผู้ส่งออก นำเข้าต้องเรียนรู้ เพราะพื้นฐานนี้จำเป็นอย่างมากและเอกสารเหล่านี้จะใช้กันสม่ำเสมอ หากเราเข้าใจแล้วจะดำเนินธุรกิจและทำงานได้ง่ายขึ้นมาก

ขอขอบพระคุณที่มาจาก : sandyinterlogistics